Anleitung

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Wöhlke Schichtplanungstool

Die Cloud-Version des Schichtplanungs-Tools finden Sie unter https://app.ws-planer.de

Weitere Informationen zum Tool finden Sie auf dieser Seite https://www.ws-planer.de

Übersicht

Registrierung
Abteilungen verwalten
Mitarbeiter verwalten
Feiertage verwalten
Benutzer verwalten
Default-Plan verwalten
Planverwaltung
Planungsassistent
Abteilungspläne
Mitarbeiterpläne
Statistik
Persönlicher Plan


Registrierung

Unternehmen und Administrator registrieren

Registrieren Sie sich auf der Seite Registrierung.

Sie erhalten eine E-Mail zur Bestätigung Ihrer Emailadresse. Nach der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse können Sie mit dem Anlegen von Abteilungen und Mitarbeitern fortfahren.

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Abteilungen verwalten

Auf der Seite Stammdaten > Abteilungen können Sie Ihre Abteilungen verwalten. Hier haben Sie auch die Möglichkeit eine neue Abteilung anzulegen.

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Mitarbeiter verwalten

Auf der Seite Stammdaten > Mitarbeiter können Sie Ihre Mitarbeiter verwalten. Hier haben Sie auch die Möglichkeit neue Mitarbeiter anzulegen.

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Feiertage verwalten

Auf der Seite Stammdaten > Feiertage können Sie die Feiertage verwalten. Hier haben Sie auch die Möglichkeit neue Feiertage anzulegen. Auch die Verwaltung von Betriebsruhetagen kann hier erfolgen. Über den Schalter “bezahlt” können Sie festlegen, ob der Mitarbeiter an diesem Tag eine Zeitgutschrift erhält oder nicht.

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Benutzer verwalten

Auf der Seite Admin > Benutzerverwaltung können Sie die Benutzer-Accounts Ihres Unternehmens verwalten. Hier haben Sie auch die Möglichkeit neue Benutzer anzulegen oder einzuladen.

Für Mitarbeiter empfehlen wir unter Stammdaten > Mitarbeiter > Mitarbeiter > anzeigen die Funktion Einladen zu verwenden. Hierbei wird der Benutzer-Account automatisch mit dem Mitarbeiterdatensatz verbunden.

Benutzerrollen

Für größere Unternehmen mit geteilten Aufgabenbereichen gibt es unterschiedliche Benutzerrollen mit entsprechenden Zugriffsrechten. Der Firmenadministrator kann alle Datensätze verwalten. Für Abteilungsleitung und Personalverwaltung müssen zusätzlich noch die entsprechenden Abteilungsfreigaben gesetzt werden. Die Rolle Benutzer erhält jeder Benutzer-Account automatisch.

In kleineren Unternehmen kann alles mit der Rolle Firmenadministrator verwaltet werden.

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Default-Plan verwalten

Auf der Seite Pläne > Abteilung > Default-Plan können Sie den Default-Plan der Abteilung verwalten. Durch Verwendung des Default-Plans müssen Sie nicht jede Woche die gleichen Schichten anlegen, sondern können einfach den Default-Plan in den jeweiligen Zeitraum kopieren.

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Planverwaltung

Auf der Seite Pläne > Abteilung > Planverwaltung finden Sie die Planverwaltung. Hier wird definieren Sie den Zeitraum und den Status eines Planes. Pro Plan haben Sie die Möglichkeit den Planungsassistenten zu starten oder die jeweilge Planstatistik abzurufen. Auch das Löschen aller Schichten im Plan-Zeitraum ist hier möglich.

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Plannungsassistent

Der Planungsassistent unter Pläne > Abteilung > Planverwaltung > Plan > Planungsassistent kann Ihnen die Schichtplanung erleichtern.

Die Schritte des Planungsassistenten können in Stammdaten > Abteilungen > Abteilung > Bearbeiten pro Abteilung individuell eingestellt werden.

  • Feiertage und Abwesenheit
    Feiertage und Abwesenheit der Mitarbeiter können vor Planungsbeginn überprüft und angepasst werden
     
  • Default-Plan kopieren
    Der Default-Plan kann automatisch in alle Tage des Monats kopiert werden
     
  • Sonderfälle
    Hier können Sonderfälle bearbeitet werden z.B. Ergänzen oder Löschen von Schichten, sowie das Eintragen von Schichtwünschen
     
  • Stapelverarbeitung
    In diesem Schritt können mehrere Schichten gleichzeitig bearbeitet werden.
     
  • Wochenend-Planung
    Durch eine separate Planung der Wochenendschichten kann eine fairere Verteilung erreicht werden. Dieser Schritt sollte vor den normalen Schichten bearbeitet werden.
     
  • Spätschicht-Planung / Frühschicht-Planung
    Durch die getrennte Planung von Früh und Spätschichten, kann die unbeliebtere Schicht zuerst geplant werden, damit eine fairere Verteilung der Schichten erfolgt.
     
  • Prüfung
    Prüfung des erstellten Planes vor der Freigabe des finalen Plans
     
  • Dienstplan per E-Mail versenden
    Nach der Planung kann der finale Plan allen Mitarbeitern per Email zugesandt werden inkl. ICS-Datei zum Import in eine Kalender-App.

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Abteilungspläne

Auf den Seiten Pläne > Abteilung > Wochenplan und Pläne > Abteilung > Monatsplan können Sie die Pläne der jeweiligen Abteilung aufrufen und ausdrucken.

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Mitarbeiterpläne

Auf der Seite Pläne > Abteilung > Mitarbeiterpläne können Sie die Mitarbeiterpläne der jeweiligen Abteilung aufrufen, ausdrucken oder per E-Mail versenden.

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Statistik

Über die Planverwaltung kann für jeden Plan eine Statistik mit Arbeitszeiten, Abwesenheitszeiten, sowie Zeitgutschriften der Mitarbeiter abgerufen werden. Zusätzlich gibt es hier pro Mitarbeiter eines Tagesstatistik mit diesen Daten.

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Persönlicher Plan

Über den Status den Plans kann der Plan über die Planverwaltung oder den Planungsassistenten freigegeben werden. Registrierte Mitarbeiter können ihren aktuellen persönlichen Plan dann über die Rubrik “Mein Plan” jederzeit einsehen.

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